문서가 아니고 Database상에 분류하여 저장되어 있는 상태로서
웹상에 보여줄 때 Database로 부터 가져와 화면에 조합해서 보여주게 됩니다.
Database상에 자료가 있을 때는 변경/추가를 자유롭게 하고 신속한 화면구성의 장점으로 인해 사용을 합니다.
그러나 날마다 쌓이는 많은 자료들을 Database상에 넣어놓고 있을 필요는 없습니다.
지나간 자료에 대해 수시로 참조하고 검토하고 변경되고 추가되고 답변해야 하는 것은 아닙니다.
예를 들면 약 1년전 몇천건의 업무일지/업무보고 데이터들을 수시로 참고하고 봐야 하는 것은 아닐 것입니다.
그래서 오래된 자료들을 문서관리로 이관을 하여 영구보관하게 되는 것입니다.
오래된 자료를 문서관리저장함에 옮겨 영구저장
- 그룹웨어내 문서를 문서관리로 이관하기 전에는 서버내 DB에 분류 저장되어 있습니다.
그래서 문서에 대해 추가/변경/삭제 등을 실행하여 문서를 다시 보관 가능했습니다.
- 그런데 문서관리로 이동하면 DB에 분류되어 있던 데이터들이 하나의 문서파일로 암호화되어 저장됩니다.
- 문서관리로 이동된 문서는 변경이 불가능하고 삭제만 가능합니다.
문서관리란?
회사내의 많은 자료들을
개별 문서화해서 보관하고
폴더별 구분하여 분류를 하고
검색을 통해 원하는 문서를 쉽게 찾을 수 있고
안전과 보안을 위해서 다른나라나 다른 컴퓨터에 저장이 가능하며
CD로도 저장을 하여 보관이 가능합니다.
저장된 문서는 보안을 위해서 문서별(파일별) 암호화로 저장되고
문서의 이동 시에도 암호화된 파일로 이동됩니다.
내컴퓨터에 다운 받거나
CD에 저장 되거나
다른 하드디스크에 저장 되거나 모든 문서는 암호화 저장이 되어 안전합니다.
[ 차이점 표 ]
전자결재/업무일지/업무보고/게시판
문서관리함
저장형태
Database에 분류된 자료
문서마다 한개의 파일
암호화
Database에 암호화 해서 저장
파일자체를 암호화 저장
문서별 다운로드
불가능
가능
문서별 프린트
가능
가능
문서변경
가능
불가능
검색
각 폴더별 검색지원
전체 폴더에서 검색
전체문서 다운로드
불가능
관리자에서 가능
다운로드한 문서파일을 읽기
다운로드한 문서파일은 암호화해서 다운로드 받게 됩니다.
컴퓨터 해킹이나 도난, 원치 않는 타의적인 접근이 있어도 문서의 내용에 대한 유출을 방지할 수 있습니다.
[ 읽는 방법 ]
그룹웨어 서비스를 받는 중 :
- 메신저에 포함이 되어서 전용뷰어로 읽기 가능합니다.
- 메신저로 로그인 후 해당 유저의 권한에 따라서 보기가 가능합니다.
- 다운로드 받은 문서를 다른 유저가 가져가서 볼 수는 없습니다.
그룹웨어 서비스를 종료 후 :
- 서비스 종료에 따른 모든 회사와 개인의 문서를 다운로드 받기 가능합니다.
- 모든 문서는 암호화되어 파일별로 저장이 되며 그 파일을 읽을 때는
제공되는 전용뷰어를 통해서 읽기 가능합니다.
- 전용뷰어는 서비스 종료 시 제공됩니다.
※ 기존 종이 문서로 창고에 가득찬 문서보존실은 기업의 업무효율을 저하시키게 됩니다.
※ 필요한 자료 찾기에 많은 시간을 소요하게 됩니다.
※ 기업의 온라인 그룹웨어시스템 도입은 시간과 돈이 절약되며 경쟁력을 높일 것입니다.
